栃木市議会の個人情報保護制度のご案内

　個人情報保護制度は、「栃木市議会の個人情報の保護に関する条例」に基づき、議会における個人情報の適正な取扱いに関し必要な事項を定めるとともに、議会が保有する個人情報の開示、訂正及び利用停止を求める個人の権利を明らかにすることにより、議会の事務の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的としています。

• 栃木市議会の個人情報の保護に関する条例 [PDFファイル／574KB]
• 栃木市議会の個人情報の保護に関する条例施行規程 [PDFファイル／393KB]

　⇒「栃木市議会の個人情報の保護に関する条例」制定の背景等についてはこちら

個人情報の取扱いの原則

• 個人情報の保有は、事務の遂行に必要な範囲内で行い、利用目的をできる限り特定します。
• 原則として個人情報を取得する際は、利用目的を本人に明示します。
• 取得した個人情報は安全に管理します。
• 原則として個人情報は目的以外のことに利用したり、外部に提供したりしません。
• 議会が保有する個人情報ファイル（個人情報のデータベース）について、記録されている人数が1,000人以上の場合は、原則として個人情報ファイル簿（個人情報ファイルに記録されている項目等を記載したもの）を作成し、公表します。

請求できる内容

• 議会が保有しており、公文書に記載されている個人情報の開示
• 開示を受けた個人情報の誤りの訂正
• 開示を受けた個人情報の不適切な利用の停止

　※請求の対象となる個人情報は、原則として請求者本人の個人情報のみです。

　⇒市が保有する個人情報の開示についてはこちら

請求ができる方

• 本人
• 未成年又は成年後見人の法定代理人
• 本人の委任による任意代理人

請求方法

開示請求

　開示請求書に必要な事項を記載して、本人確認書類等の必要な書類を添えて議会事務局に提出してください。（郵送可）

• 保有個人情報開示請求書 [PDFファイル／105KB]
• 保有個人情報開示請求書 [Wordファイル／25KB]

＜本人確認書類＞​

• 運転免許証、健康保険被保険者証、個人番号カード又は住民基本台帳カード、在留カードなど（コピー可）
• 郵送により請求する場合は、上記の本人確認書類に加え、住民票の写し（コピー不可、請求日前30日以内に作成されたもの）を添付してください。

法定代理人が請求する場合

　本人確認書類のほか、戸籍謄本、登記事項証明書などの資格を証明する書類を添付してください。（コピー不可、請求日前30日以内に作成されたもの）

任意代理人が請求する場合

　本人確認書類のほか、委任状などの資格を証明する書類を添付してください。（コピー不可、請求日前30日以内に作成されたもの）

• 委任状には、代理人の住所・氏名、委任する内容、委任日、委任者の住所・氏名・電話番号を記載してください。
• 委任状には、次のいずれかが必要です。

1. 委任者の印については実印を押印し、印鑑登録証明書（コピー不可、請求日前30日以内に作成されたもの）を添付する。
2. 委任者の運転免許証、個人番号カード（個人番号通知カードは不可）などの本人に対して１つ限り発行される書類の写しを添付する。

訂正請求

　開示決定後、開示を受けた日から90日以内に訂正請求書に必要な事項を記載して、本人確認書類等の必要な書類を添えて議会事務局に提出してください。（郵送可）

• 保有個人情報訂正請求書 [PDFファイル／82KB]
• 保有個人情報訂正請求書 [Wordファイル／25KB]

　※必要書類等は開示請求の場合と同じです。

利用停止請求

　開示決定後、開示を受けた日から90日以内に利用停止請求書に必要な事項を記載して、本人確認書類等の必要な書類を添えて議会事務局に提出してください。（郵送可）

• 保有個人情報利用停止請求書 [PDFファイル／82KB]
• 保有個人情報利用停止請求書 [Wordファイル／25KB]

　※必要書類等は開示請求の場合と同じです。

開示等の決定の通知

　開示等の決定は、原則として30日以内に行われ、通知されます。
　ただし、事務処理上の困難その他正当な理由により、30日以内に開示決定等を行うことができないなどの場合は、期限を延長することがあります。

開示請求の費用

　開示請求の手数料は無料ですが、写しを請求する場合は実費を負担していただきます。

他の法令との関係

　開示請求等について、すでに別の法令などで請求者、手続き、手数料などが定められているものについては、それぞれの制度によって対応します。

議長の決定に不服があるとき（審査請求）

　開示請求等に対する議長の決定に不服があるときには、行政不服審査法に基づき、議長に対して審査請求をすることができます。審査請求を受けた議長は、原則として学識経験者等で構成する栃木市情報公開・個人情報保護審査会に諮問し、決定等が正しかったかどうかを検討します。審査請求に理由があると認めたときは、その決定を取り消すか、変更します。なお、審査請求に費用はかかりません。

個人情報ファイル簿の公開

　現在、公開の対象となる個人情報ファイル簿はありません。

保有個人情報の開示請求の実施状況

請求件数と決定状況

	開示請求件数	開示等の決定状況（単位：件）
		開示	部分開示	非開示
令和5年度	0	0	0	0