栃木市議会の個人情報保護制度のご案内
個人情報保護制度は、「栃木市議会の個人情報の保護に関する条例」に基づき、議会における個人情報の適正な取扱いに関し必要な事項を定めるとともに、議会が保有する個人情報の開示、訂正及び利用停止を求める個人の権利を明らかにすることにより、議会の事務の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的としています。
条例制定の背景
これまでの個人情報保護制度は、各地方公共団体がそれぞれ条例で定めていたため、その運用に違いがありましたが、社会全体のデジタル化の進展を受け、個人情報保護制度の統合を図るため、「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律」が公布され、「個人情報の保護に関する法律」が改正されました。これにより、地方公共団体も国の「個人情報の保護に関する法律」が直接適用されることとなり、個人情報保護制度が統合されることとなりました。
しかし、地方議会は、国会や裁判所が「個人情報の保護に関する法律」の適用対象から除かれていることから、同様に適用対象から除かれることとなり、地方議会における個人情報保護制度はその自律的な対応に委ねられることとなりました。
このような背景から、栃木市議会では「個人情報の保護に関する法律」に沿った個人情報の取扱いに関する規律を定めるため、「栃木市議会の個人情報の保護に関する条例」を制定することとし、令和5年第1回市議会定例会において、議員提案により提出され、全会一致で可決されました。
個人情報の取扱いの原則
- 個人情報の保有は、事務の遂行に必要な範囲内で行い、利用目的をできる限り特定します。
- 原則として個人情報を取得する際は、利用目的を本人に明示します。
- 取得した個人情報は安全に管理します。
- 原則として個人情報は目的以外のことに利用したり、外部に提供したりしません。
- 議会が保有する個人情報ファイル（個人情報のデータベース）について、記録されている人数が1,000人以上の場合は、原則として個人情報ファイル簿（個人情報ファイルに記録されている項目等を記載したもの）を作成し、公表します。
請求できる内容
- 議会が保有しており、公文書に記載されている個人情報の開示
- 開示を受けた個人情報の誤りの訂正
- 開示を受けた個人情報の不適切な利用の停止
※請求の対象となる個人情報は、原則として請求者本人の個人情報のみです。
請求ができる方
- 請求する公文書に記載がある本人
- 法定代理人（未成年の親権者または成年後見人）
- 本人が委任する任意代理人
請求方法
開示請求
開示請求書に必要な事項を記載して、本人確認書類等の必要な書類を添えて議会事務局に提出してください。
＜本人確認書類＞
運転免許証、個人番号カード、住民基本台帳カード、在留カードなど（コピー可）
本人による開示請求に必要な書類
＜来庁し、窓口にて請求する場合＞
- 本人の本人確認書類
＜郵送にて請求する場合＞
上記の１に加え、本人の住民票の写し※
※は請求日前30日以内に作成されたものに限ります。
法定代理人による開示請求に必要な書類
＜来庁し、窓口にて請求する場合＞
- 法定代理人の本人確認書類
- 未成年者の親権者であることを証する書類※（戸籍謄本・抄本）または成年後見人であることを証する書類※（登記事項証明書、家庭裁判所の証明書）
＜郵送にて請求する場合＞
上記の1～2に加え、法定代理人の住民票の写し※
※は請求日前30日以内に作成されたものに限ります。
任意代理人による開示請求に必要な書類
＜来庁し、窓口にて請求する場合＞
- 任意代理人の本人確認書類
- 委任状※（代理人の住所・氏名、委任する内容、委任日、委任者の住所・氏名・電話番号を記載してください。委任者の印は実印を押印するか、委任者が自署してください。）
- 2に委任者の実印を押印した場合は印鑑登録証明書※、委任者が自署した場合は委任者の本人確認書類のコピー
＜郵送にて請求する場合＞
上記の1～3に加え、任意代理人の住民票の写し※
※は請求日前30日以内に作成されたものに限ります。
訂正請求
開示決定後、開示を受けた日から90日以内に訂正請求書に必要な事項を記載して、本人確認書類等の必要な書類を添えて議会事務局に提出してください。
※必要な書類は開示請求の場合と同じです。
利用停止請求
開示決定後、開示を受けた日から90日以内に利用停止請求書に必要な事項を記載して、本人確認書類等の必要な書類を添えて議会事務局に提出してください。
※必要な書類は開示請求の場合と同じです。
開示等の決定の通知
開示等の決定は、原則として30日以内に行われ、通知されます。
ただし、事務処理上の困難その他正当な理由により、30日以内に開示決定等を行うことができないなどの場合は、期限を延長することがあります。
開示請求の費用
開示請求の手数料は無料ですが、写しを請求する場合は、次の表のとおり実費を負担していただきます。
| 区分 | 料金 | ||
| 文書及び図画 | A3以下の用紙（モノクロ） | 1面 10円 | |
| A3以下の用紙（カラー） | 1面 20円 | ||
| A3を超える大きさの用紙 | A3用紙の何枚分か換算した料金 | ||
| 電磁的記録 | A3以下の用紙（モノクロ） | 1面 10円 | |
| A3以下の用紙（カラー） | 1面 20円 | ||
| 光ディスクに複写 （全部開示の場合のみ対応可能） |
CD-R | 1枚 100円 | |
| DVD-R | 1枚 100円 | ||
| 送付に要する費用 | 郵送料相当額 | ||
他の法令との関係
開示請求等について、すでに別の法令などで請求者、手続き、手数料などが定められているものについては、それぞれの制度によって対応します。
議長の決定に不服があるとき（審査請求）
保有個人情報の開示請求、訂正請求等に対して、議長の決定に不服があるときには、行政不服審査法に基づき、議長に対して審査請求をすることができます。審査請求を受けた議長は、原則として学識経験者等で構成する栃木市情報公開・個人情報保護審査会に諮問し、決定等が正しかったかどうかを検討します。審査請求に理由があると認めたときは、その決定を取り消すか、変更します。なお、審査請求に費用はかかりません。
個人情報ファイル簿の公開
現在、公開の対象となる個人情報ファイル簿はありません。
保有個人情報の開示請求の実施状況
| 開示請求件数 | 開示等の決定状況（単位：件） | |||
| 開示 | 部分開示 | 非開示 | ||
| 令和5年度 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 令和6年度 | 0 | 0 | 0 | 0 |
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